Genel Kurul İşlemleri

YAPI KOOPERATİFLERİ VE ÜST KURULUŞLARININ GENEL KURUL TOPLANTILARINDA BAKANLIK TEMSİLCİSİ GÖREVLENDİRİLMESİ
Yapı kooperatifleri ve üst kuruluşlarınca, genel kurul toplantıları için Bakanlık Temsilcisi görevlendirilmesi isteminde bulunulması zorunludur.
Olağan genel kurul toplantısının her bilanço yılının ilk 6 ayı içinde (Haziran ayı sonuna kadar) ve en az yılda bir kere yapılması zorunludur.
Genel kurul, anasözleşmede gösterilen şekil ve surette toplanır. (Anasözleşme 28.madde). Çağrının ortaklara toplantı gününden en az 30 gün ve en çok iki ay içinde yapılması gerekmektedir.
Sürelerin hesabında duyuru ve toplantı günleri hesaba katılmaz.

GENEL KURUL ÖNCESİ:
Başvuru sırasında kullanılacak dilekçe (GK EK-1) ile birlikte aşağıdaki eklerin bulundurulması gerekmektedir.
1-) Çağrı için alınan kararın örneği,
2-) Çağrıyı yapanların yetkili olduklarını gösteren yeni tarihli belge (Ticaret sicil memurluklarınca verilecek bu yazıda, başvuru sahiplerinin kooperatifin temsili konusunda yetkili oldukları, yetkilerinin başlangıç tarihi, yetki süreleri dolmuşsa yetkinin bitiş tarihi vb. hususlara yer vereceklerdir.)
3-) Toplantı gündemi
4-) Vezne alındısı makbuzu aslı (İzmir Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğüne veya Ziraat Bankası Konak Şubesi hesabına yatırılacaktır.) (GK. EK-2))

Dilekçe ve ekleri; genel kurul toplantı tarihinden en az 15 gün önce İl Müdürlüğüne teslim edilmelidir.

Diğer yandan, 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu’nun 47. maddesine göre yapılan genel kurul toplantıları için de Bakanlık Temsilcisi görevlendirilmesi hususunda başvuruda bulunulması zorunlu olup, bu tip toplantılar için yapılacak başvurularda yukarıda belirtilen 15 günlük süre şartı aranmamaktadır. Ancak bu durumda yönetim kurulu kararı alınması ve müracaat dilekçesinde Genel Kurul Toplantısının 47. maddeye göre yapılacağı hususunun belirtilmesi gerekmektedir.

Genel kurul toplantılarını üç yıl üst üste yapmayarak kanunen dağılmış sayılan kooperatiflerin veya üst kuruluşlarının genel kurul toplantısı için Bakanlık Temsilcisi müracaatında bulunmaları halinde, toplantı gündeminde münhasıran tasfiye kararı alınması yönünde madde bulunması zorunludur. Söz konusu durumu içeren bir gündem maddesi yoksa temsilci görevlendirilmeyecek, ancak faaliyetlerinin devam ettiğine dair mahkemece verilmiş karar bulunması halinde temsilci görevlendirilmesi yapılabilecektir.

GENEL KURUL SONRASI:

Genel Kurul toplantı sonrasında müdürlüğümüze getirilmesi gereken belgeler;
1-) Çağrı Listesi (Gündemin ortaklara gönderildiği iadeli taahhütlü davet mektubu listesi ve/veya elden imza karşılığı teslim listesi ve/veya eğer yapılmışsa gazete ilanı)
2-) Genel Kurul Toplantı Tutanağı (Divan üyeleri tarafından ıslak imzalı aslı veya noter onaylı örneği )   (Genel Kurul Tutanağı)   -   (47.Madde Tutanağı)    -   (Erteleme Tutanağı)
3-) Yönetim Kurulu faaliyet raporu (GK.EK-4)
4-) Denetim Kurulu raporu (GK.EK-5)
5-) Hazirun Listesi (Yönetim ve Divan Üyeleri tarafından ıslak imzalı ) (GK.EK-6) (E-KOOP Sisteminden alınacaktır)
6-) Bilanço ve Gelir-Gider Cetvellerinin Yönetim Kurulunca imzalı aslı ile Damga harcının ödendiğine dair makbuzun aslı. (Damga harcı bağlı bulunulan vergi dairesine yatırılacaktır.) (GK.EK-7))
7-) Gelir-Gider tablosunun düzenlendiği hesap dönemine ilişkin yevmiye defterinin son kayıt ve noterce yapılan kapanış tasdikini içeren sayfasının fotokopisi veya aslı gibidir ıslak imzalı.
8-) Genel Durum Bildirim Formu. (GK.EK-8)
9-) Toplantı bilgilerini içeren bilgi Formu. (GK.K-9)
10-) Mal Bildirim Formu (seçim varsa, yönetim kurulu üyeleri tarafından kapalı zarf içinde bir dilekçe ekinde verilecektir.) (GK.EK-10)

Yönetim kurulunca hazırlanacak yıllık çalışma raporları ile denetim kurulunca hazırlanacak raporların, 11.06.2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazetede ilgili Bakanlığınca yayımlanan “Kooperatifler ve Üst Kuruluşları Yönetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Yönetim Kurulu Yıllık Çalışma Raporunun Usul ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” ile “Kooperatifler ve Üst Kuruluşları Denetim Kurulu Üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Denetim Kurulu Raporunun Usul ve Esaslarına İlişkin Tebliğ” hükümlerine uygun olarak düzenlenmesi gerekmekte olup, bu Tebliğlerdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen raporlar genel kurulda görüşülemeyecek ve kabul edilemeyecektir.

Toplantı gününden itibaren en geç bir ay içinde, istenilen belgelerin onaylı birer örneği, kooperatifin ticaret siciline tescil edildiği yerdeki Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğüne tevdi edilir.(Anasözleşme 41.madde)